一、律所的案件资料为什么需要保密1、第三十八条要求什么律师法第三十八条写得很明确律师应当保守执业中知悉的国家秘密、商业秘密不得泄露当事人的隐私对委托人和其他人不愿泄露的情况和信息同样负有保密义务。这一条比很多人以为的宽。它保护的不只是法律列举的隐私和商业秘密还包括当事人不愿公开的案件细节。例外只有一种即委托人或者其他人准备或者正在实施危害国家安全、公共安全以及严重危害他人人身安全的犯罪事实和信息。承担义务的是律师真正承压的是律所。当事人投诉或者起诉时指向的通常是律所声誉受损的也是律所。2、档案为什么要求集中管理律师法同时要求律所建立档案管理等制度。司法部与国家档案局对律师业务档案另有专门办法要求律所配备专职或者兼职档案人员对业务档案实行集中统一管理借阅要有制度和登记簿履行审批手续并限定归还期限。**把两条放在一起看律所对案件材料的要求可以概括为集中、可查、有时限。**而聊天工具里的材料分散在每个人的手机和电脑上。这中间的差距就是风险的起点。3、泄露的代价泄露商业秘密或者个人隐私可以依据律师法给予警告、罚款情节严重的会被停止执业。全国律协也通报过律师把案件相关信息透露给与案件无关的公司因此被公开谴责的案例。这里只讲案例本身不评价任何工具。更值得留意的是多数泄露并非出于恶意而是出于顺手转发。风险不在工具本身而在材料离开了机构的控制范围。二、案件资料放上公有云法律行业会丢掉哪几样控制义务的承担者不会因为换了工具而改变变化的是律所手里的抓手。把案件资料放在公有云聊天工具里通常会丢掉三样控制。1、数据不在自己手里公有云模式下服务器、账号体系、备份策略和数据销毁方式都由服务商掌握。律所既看不到数据存放在哪里也拿不到一份可以核验的流向记录。这不是在指控某一家服务商做了什么它描述的是一种控制权结构。保密义务仍然留在律所履行义务的能力却有一部分转移到了机构之外。2、记录不在机构手里更常见的问题是账号归属。在由个人注册或者绑定个人手机号的工具里聊天记录与个人绑定不与律所绑定。律师转所、助理离职、手机丢失或者更换设备历史记录就找不回来了。谁在什么时间看过哪份材料谁把材料转给了谁律所事后拿不出完整记录。档案管理要求借阅留痕而这类工具的留痕能力掌握在个人手里。3、出事时拿不出完整留痕委托人投诉、主管部门问询、诉讼中需要举证都要回溯同一件事这份材料在什么时候交给了谁。如果材料散落在若干人的聊天记录里律所要么凑不齐要么无法证明其完整性。面对压力的不是某一位律师而是律所本身。三样控制对应三个问题数据在哪里账号归谁记录能不能查。任何一样不在律所手上案件资料都不适合通过它流转。三、先分清哪些资料不该进聊天工具分级不是要把沟通变复杂它只是让不同敏感度的材料各走各的路径。1、可以照常沟通的排期协调、流程性通知、已经公开的裁判文书。这些内容即使外泄损害也有限照常沟通没有问题。2、需要限定范围的证据材料的内部讨论、当事人提供的合同文本属于这一类。它们需要一个前提只在机构自己管理账号的工具里传输参与人限定在办案团队并且留下可查记录。3、不该经过聊天工具的涉及当事人隐私的敏感材料、未公开的重大交易信息、刑事案件中当事人及家属的身份信息。这部分内容更稳妥的路径是线下交接或者直接归入业务档案。法律行业的分级标准不必复杂一条判断就够用这份材料如果落到无关的人手里律所是否承担得起后果。四、自建通讯工具要过的四项能力检查分级解决的是哪些材料可以走聊天工具工具本身能不能接得住要另外查四项能力。1、数据放在哪里账号归谁管把通讯服务部署在律所自己的服务器上账号与数据由机构掌握个人端仍然需要网络接入。这一项对应的正是数据控制权。2、传输与存储是否加密要看三处通讯过程是否加密服务端文件是否加密存储数据库中的消息是否加密存储。加密标准上AES 256位属于国际通用的高强度标准适配范围广选型时可以直接问服务商是否采用。3、谁能登录能看到什么IP登录限制可以把登录来源限定在律所网络范围之内。统一身份认证可以直接对接现有账号体系人员离职即失效。组织隔离可以避免不同部门或者不同团队互相看到消息。这三项解决的都是人走账号还在、跨团队随意翻看这类日常问题。4、记录能否审计消息审计与留存让管理员可以回溯谁在什么时间发送了什么内容。界面水印在截图时留下可追溯信息。多端同步与记录漫游保证更换设备之后记录仍然留在机构掌握的范围之内。前三项管住入口和权限最后一项管住事后四项齐了第三节的分级才有执行的基础。五、从自查到替换的三步法律行业自查不需要大动干戈按三步推进即可。1、先问五个问题现在用的工具数据存在哪里账号由谁管理聊天记录能否被机构审计人员离职之后资料是否留存权限能不能按团队分级。五个问题里有两个答不上来就值得重新评估。2、再选一个团队试点明确哪些材料不再通过个人工具流转先让一个团队按新规则运行。历史记录按业务档案要求归口处理已经归档的材料以档案为准日常沟通逐步切到新工具上。把适应期控制在一个小团队范围内比让全所同时调整要稳。3、最后把规范写进制度工具使用规范要落到所内制度里与档案管理的要求对齐。培训覆盖到助理、实习律师和行政人员材料往往是从这些岗位手里传出去的。总结案件资料的归属问题本质上是律所对当事人的承诺工具只是兑现承诺的方式。放在公有云聊天工具里律所失去的是数据的控制权、记录的归属和事后的追溯能力而承担的责任一点没有减少。法律行业的口碑建立在信任之上而信任需要具体的管理动作来支撑。把资料分级、把工具的能力问清楚、把账号和记录收回到机构手里这三件事今天就可以开始做。